Quá trình xét tặng sẽ diễn ra theo 4 cấp:

• Cấp đơn vị công tác
• Cấp sở Văn hoá Thông tin hoặc Hội đồng Cục chuyên ngành (điện ảnh, nghệ thuật biểu diễn)
• Cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và các bộ, ngành, Đài Tiếng nói Việt Nam, Đài Truyền hình Việt Nam.
• Cấp quốc gia bao gồm hội đồng chuyên ngành (gồm 11 đến 13 thành viên là các nghệ sĩ, nhà quản lý có chuyên môn cao ở các lĩnh vực âm nhạc, sân khấu, múa, điện ảnh, phát thanh, truyền hình) và hội đồng quốc gia.

Ở mỗi cấp sẽ hình thành các hội đồng xét tặng.

Nghệ sĩ thuộc đơn vị nghệ thuật Nhà nước đăng ký tại các đơn vị nghệ thuật đang công tác. Trường hợp nghệ sĩ không thuộc các đơn vị nghệ thuật chuyên nghiệp thì đăng ký với Sở Văn hoá Thông tin nơi thường trú. Những nghệ sĩ đã mất thì sẽ được xét truy tặng danh hiệu này.